Управленческий учет. Программа Капитал решение для автоматизации управленческого учета

Управленческий учет. Сайт программы Капитал.

  
 

Учетная политика. Начало работы.

Начало работы

2.1  Постановка учета

В постановке управленческого учета на любом предприятии всегда участвуют три стороны: учредители, руководство и финансовая служба. Роли между ними распределяются следующим образом:

·   Учредители формулируют требования по прозрачности предприятия, а также назначают периодичность и состав отчетности, необходимой для контроля предприятия.

·   Руководство формулирует требования по оперативному учету и по составу отчетности, необходимой для ежедневного управления предприятием, а также по критериям анализа деятельности предприятия. Как правило, руководство также несет ответственность за организацию учетного процесса в подразделениях.

·   Финансовая служба формулирует учетную политику и правила осуществления учета для удовлетворения требований руководства и учредителей, а также непосредственно осуществляет учет.

На малых предприятиях эти роли могут быть совмещены в одних и тех же лицах. Например, на многих малых предприятиях задачи финансовой службы выполняет руководитель предприятия, который может быть и учредителем. Под финансовой службой в данном контексте подразумевается структура предприятия, ответственная за контроль денежных средств, своевременность расчетов, привлечение стороннего финансирования и т.п. Организационно она может быть отделена от бухгалтерии, чья основная задача – сдача регламентированной отчетности в государственные контролирующие органы.

В зависимости от того, какая из сторон является инициатором и организатором проекта постановки управленческого учета, он может принимать различные формы, но для достижения успеха необходимо постоянное сотрудничество всех трех сторон.

Наилучшие результаты при минимальных затратах достигаются поэтапной постановкой управленческого учета. На каждом этапе выполняются следующие шаги:

1.   Определение задач этапа и требований к детализации отчетности, составление плана работ.

2.   Выбор стандарта (методической основы), схемы учета и учетной политики для реализации этапа.

3.   Организация процесса учета и документооборота.

4.   Анализ результатов и формулирование требований для следующего этапа.

На каждом последующем этапе учет усложняется и детализируется.

Основной критерий успешного завершения этапа – получение регулярной полной отчетности с установленным уровнем детализации. Пока на предприятии существуют операции, не отражающиеся в учете, нельзя считать этап завершенным и приступать к дальнейшему усложнению учета.

Для большинства предприятий оптимальной целью первого этапа является установление полного контроля движения денежных средств и материальных ценностей. На втором этапе необходимо получить самые важные данные для анализа и оптимизации работы предприятия.

Рекомендованная длительность этапов – не более двух месяцев. Если какие-либо задачи не могут быть решены за это время, они должны быть перенесены на следующий этап.

Система «Капитал» содержит рекомендации, которые позволяют эффективно реализовать первые этапы постановки управленческого учета. Базовая схема учета, описанная в документации системы, позволяет решить задачи контроля и базового анализа деятельности на большинстве предприятий.

 2.1.1    Задачи финансовой службы

При постановке управленческого учета основной задачей финансовой службы является выявление и формализация требований пользователей (директоров и учредителей). Неудачи в постановке учета часто обусловлены несовпадением ожиданий пользователей с результатами.

Нередки случаи, когда требования пользователей управленческого учета идут вразрез с базовыми принципами учета. Например, популярным требованием является совмещение в одном отчете данных по начислению и по оплате. Подобные ситуации желательно выявлять как можно раньше и, по возможности, приводить ожидания пользователей в соответствие с принципами учета. Если это невозможно, то необходимо выработать метод удовлетворения «беспринципных» требований пользователей путем обработки отчетности. Нарушение базовых принципов учета по настоянию пользователей недопустимо.

Предлагаемая базовая схема УУ предназначена для того, чтобы дать основу для процесса формализации требований пользователей и корректно сформировать их ожидания. Если УУ внедряется на предприятии впервые, сильное усложнение по сравнению с базовой схемой не рекомендуется. Усложнение учета можно производить после успешной работы по базовой схеме в течение квартала.

Теоретическая основа управленческого и бухгалтерского учета одинакова. Единственное отличие состоит в пользователях учета, которыми для бухгалтерии, в основном, являются государственные органы, а для управленческого учета – руководство и учредители предприятия.

Как следствие, управленческий учет значительно более детализирован и содержит дополнительную (по сравнению с бухгалтерским) аналитику, необходимую для управления предприятием. В то же время, в силу отсутствия налоговых и правовых последствий у решений, принятых при ведении управленческого учета, он обычно более достоверен.

Требования пользователей управленческого учета, в основном, похожи, и приводят к возникновению следующих особенностей УУ:

·   учет основывается на GAAP/IAS, поскольку отчетность этих стандартов более информативна с точки зрения управления компанией. Часто используются американские и европейские отраслевые стандарты;

·   развитый план счетов, особенно в расходной части. Развитая структура субсчетов, позволяющая вычленять расходы с большой точностью. Количество субсчетов обычно составляет несколько сотен;

·   наличие большого числа аналитических признаков;

·   наличие сквозных разрезов учета, позволяющих разделить предприятие на ЦФУ по произвольным признакам (подразделение, проект, и т.п.) и строить всю отчетность по ЦФУ;

·   наличие методов отнесения накладных и административных расходов на ЦФУ;

·   минимальные требования к оформлению первичных учетных документов;

·   высокая защищенность данных учета.

Эти особенности управленческого учета приводят к тому, что его целесообразно полностью отделять от бухгалтерского и вести с помощью специализированного программного обеспечения.

Этапы работ для финансовой службы:

1.   Сформулировать и записать требования пользователей, высказанные при выдаче поручения о постановке управленческого учета.

2.   Модифицировать базовую схему УУ с учетом особенностей предприятия и высказанных требований.

3.   Представить полученную схему пользователям, обращая особенное внимание на то, какие требования могут быть удовлетворены только в ограниченном объеме. На этом этапе, как правило, пользователи обычно могут сформулировать свои пожелания значительно лучше. Необходимо отдельно сформулировать требования учредителей и требования руководства.

4.   Выделить требования пользователей, которые не соответствуют принципам учета, разработать методы их удовлетворения.

5.   Доработать схему УУ с учетом п.п. 3 и 4.

6.   Разработать формы сдачи документации подразделениями, утвердить с руководителями подразделений. Оценить трудозатраты на учет по выработанным схемам.

7.   Ввести данные схемы в «Капитал», утвердить формы отчетов и трудозатраты с пользователями.

2.1.2   Задачи руководства предприятия.

Руководство предприятия использует управленческий учет в повседневной работе и является основным пользователем системы. В то же время, руководство осуществляет основные контакты с учредителями и пользуется для этого данными управленческого учета.

Для руководства предприятия постановка управленческого учета начинается с выяснения и формализации требований учредителей к отчетности. Этот этап важен с точки зрения приведения в соответствие ожиданий и результатов. Также необходимо на этом этапе установить единую терминологию, особенно если компенсация руководства зависит от достижения каких-либо финансовых показателей, рассчитываемых в управленческом учете.

Затем необходимо сформулировать собственные потребности предприятия в оперативной информации, которые можно разделить на следующие основные группы:

1.  Полный контроль движения денежных средств, учет личной материальной ответственности.

2.  Встречный контроль подразделений и сотрудников с целью предотвращения злоупотреблений.

3.  Обеспечение прозрачности взаиморасчетов с контрагентами.

4.  Планирование платежей, поставок, расходов и т.п.

5.  Анализ эффективности работы предприятия и оптимизация расходов.

6.  Оценка работы и мотивация менеджеров.

В каждой группе следует выделить наиболее значимые для предприятия задачи. При первоначальной постановке учета приоритет всегда необходимо отдавать решению задач контроля, таких как контроль движения денежных средств или взаиморасчетов. Задачи, связанные с оптимизацией процессов, например, анализ рентабельности подразделений, можно решать только после установления полного контроля над предприятием.

При постановке управленческого учета финансовой службой будет выработана часть учетной политики, регламентирующая правила признания доходов и расходов. На нее следует обратить самое пристальное внимание при утверждении, поскольку произвольное частое изменение этих правил невозможно. При каждом таком изменении необходимо провести значительный объем корректирующих операций, после чего теряется возможность прямого сравнения рентабельности до изменения с рентабельностью после него. В случае необходимости таких изменений, рекомендуется делать их по окончании года, не чаще одного раза в год.

Этапы работ для руководства:

1.  Получить базовое представление о структуре финансовой отчетности по МСФО и правилах ее составления. Основное внимание уделить принципам признания доходов и расходов, а также принципу начисления. Это необходимо для контроля дальнейшего процесса постановки учета, а также для формирования корректных ожиданий от внедрения учета.

2.  Обсудить с учредителями требования по предоставлению отчетности, уточнить ожидаемые показатели и методы расчетов.

3.  Сформулировать основные проблемы управления предприятием, которые должен решить управленческий учет. Отсортировать по важности.

4.  Обсудить задачи с финансовой службой, выделить задачи, решаемые на первом этапе постановки управленческого учета (задачи контроля), поручить финансовой службе разработку плана постановки учета и учетных схем.

5.  Организовать обучение исполнителей и установку программного обеспечения.

6.  Утвердить план постановки учета с учредителями.

7.  Предпринять организационные меры, позволяющие наладить документооборот управленческого учета и обеспечить полноту учета. Этап можно считать выполненным только тогда, когда учет охватывает всю деятельность предприятия (то есть, на предприятии нет операций, не отражающихся в учете) и ведется без необходимости дополнительного обучения и/или административного воздействия на исполнителей.

2.1.3  Задачи учредителей.

Как правило, предприниматели приходят к необходимости постановки управленческого учета из-за денежных потерь и конфликтов с сотрудниками и контрагентами, вызванными недостаточным качеством учета на предприятии.

Основные учетные проблемы действующего предприятия, на котором постановка управленческого учета происходит по инициативе учредителей, обычно носят кадровый и организационный характер, поэтому основное внимание следует уделить вопросам обучения финансовых и руководящих работников, а также регулярному контролю процесса учета.

Многие предприниматели имеют собственные системы учета и показатели, которые помогают им управлять предприятием. Часто методы расчета таких показателей основаны на интуитивном восприятии и противоречат основным стандартам учета. Задача предпринимателя в таком случае – сформулировать, какие именно данные необходимы и с какой периодичностью. Разработку системы учета, которая позволит эти данные получать, лучше доверить финансовой службе.

При постановке управленческого учета нельзя требовать от финансовой службы нарушения принципов ведения учета ради того, чтобы получить интуитивно «более правильную» отчетность. Базовая управленческая отчетность предприятия должна соответствовать стандартам. При этом можно и нужно требовать от финансовой службы предоставления любых данных и показателей, в той форме, которая удобна руководству и учредителям предприятия. Практически всегда существует возможность получить необходимые данные путем обработки отчетности без нарушения принципов учета.

Этапы работ:

1.  Получить базовое представление о структуре финансовой отчетности по МСФО и правилах ее составления. Основное внимание уделить принципам признания доходов и расходов, а также принципу начисления. Это необходимо для контроля дальнейшего процесса постановки учета, а также для формирования корректных ожиданий от внедрения учета.

2.  Сформулировать первоочередные задачи, которые должен решить управленческий учет. Набор задач на первом этапе лучше ограничить до минимума, чтобы ускорить отдачу от постановки учета. В базовые задачи учета следует включить установление полного контроля над наличными денежными потоками и взаиморасчетами с контрагентами, а также контроль рентабельности.

3.  Обсудить и утвердить с руководством и финансовой службой методику учета, состав отчетности для учредителей и сроки ее сдачи.

4.  Контролировать выполнение.

Дальнейшие шаги могут быть различными в зависимости от потребностей в учете. При регулярном поступлении отчетности направление развития достаточно легко определить, и оно обычно идет в сторону улучшения детализации и выделения значимых показателей. В любом случае, рекомендуется все изменения детализации делать в рамках принятой изначально учетной политики, по окончании периода учета (месяца).

Категорически не рекомендуется изменять принятую учетную политику в части правил признания доходов и расходов, поскольку это приводит к невозможности прямого сравнения отчетов, сделанных до и после такого изменения. В случае необходимости таких изменений, рекомендуется делать их по окончании года, не чаще одного раза в год.

2.1.4. Причины неудач.

Неудачные попытки постановки управленческого учета имеют много общего. Характерные черты неудачного проекта – начало работ без формальных требований к результату, завышенные организационные ожидания, отсутствие руководителя проекта или недостаток у него полномочий, долгосрочный проект без контроля промежуточных результатов, недостаточный бюджет на обучение сотрудников, недостаточное использование результатов и полученного опыта. Большинство, если не все, из этих проблем лежат в организационной плоскости. Вот несколько типичных ситуаций:

1.   Попытка «объять необъятное». Даже небольшое предприятие слишком сложно для того, чтобы заранее предусмотреть все нюансы. Если на предприятии никогда не велся управленческий учет, даже с привлечением консультантов все будущие потребности предусмотреть невозможно. В результате проект переделывается по ходу внедрения, бюджет растет, сроки увеличиваются до года и более, и по его окончании все равно все приходится переделывать. Решение – делать проект простым и дешевым, заканчивать его за месяц и на основе полученного опыта делать следующий, также простой и дешевый.

2.   Частичный учет. Проект постановки управленческого учета нельзя считать завершенным, пока существуют операции, которые не находят отражения в учете. Многие предприятия уделяют все внимание одному из аспектов учета, достигают в нем больших успехов, но, тем не менее, не имеют контроля над денежными потоками. Распространена ситуация, когда предприятие хорошо управляет товарными запасами и оперативно контролирует себестоимость, но при этом сравнимые по величине накладные расходы контролируются плохо. В результате предприятие несет высокие затраты на учет себестоимости, а общий финансовый результат улучшается незначительно. Решение – контролировать и анализировать все операции, хотя бы в общих чертах, и развивать учет, в первую очередь, в тех областях, где отдача от этого будет максимальной.

3.   Несвоевременная автоматизация. Полная автоматизация предприятия возможна и полезна только тогда, когда большинство бизнес-процессов уже устоялись и предприятие нормально работает. Некоторые предприятия, испытывающие организационные трудности, пытаются навести порядок путем тотальной автоматизации. В результате получается огромный проект без четкой спецификации, и предприятие лихорадит годами. Компьютеры бесподобны: за несколько минут они могут совершить такую грандиозную ошибку, какую не в состоянии сделать множество людей за многие месяцы. Решение – отработать процессы вручную, потом повысить их эффективность за счет автоматизации.

 


Яндекс.Метрика
финансовый учет, учет средств